大学の求人は年間を通して出ていますが、4月1日の新年度スタートに向けて募集がぐっと増えるのが、毎年12月～1月頃。 職種は事務（常勤・契約・パート・派遣）から、実験補助、研究補助、教員まで多岐にわたります。
もちろん、年度の途中でも「研究室秘書」や「産休・育休代替」、「欠員補充」、「プロジェクトの開始」に伴う募集は出ており、「いつ、どのタイミングで探し始めてもチャンスがある」のが大学事務の魅力です。
今回は、その中でも 「非常勤事務（パート・派遣）」を検討中の方へ 、求人探しのポイントを元職員の視点でお伝えします。 事務未経験の方にも必要な情報をしっかり詰め込んだため、かなり詳しく（ボリューミーに）書きました。お時間のある時にゆっくりご覧ください。
「大学は頭が良い人が多そうで不安…」という声もよく耳にしますが、実は心配いりません。まずは担当業務を一つひとつ丁寧に進めることができれば大丈夫です。「私にもできるかも」と思っていただけるよう、求人を見る際のチェックポイントを解説します。ぜひ気負わずにチャレンジしてみてくださいね。
大学事務の求人探しをスムーズに進めるためのポイントをまとめました。 検索ワードの選び方から、雇用形態によるルールの違いまで、応募前に知っておくべき情報を分かりやすく解説します。
まずは細かな条件で絞り込まず、「Googleなどのネット検索」や「求人サイト」で以下のように検索してみてください。
大学公式サイトの採用ページなら情報が網羅されています。また、派遣会社に登録済みの方は、大学の求人があるか直接問い合わせるのも有効です。
派遣の求人票では、情報保護の観点から大学名が具体的に伏せられていることがよくあります。「〇〇駅から徒歩5分」「私立大学での一般事務」など、場所や条件が似ていると感じたら、まずは担当者に問い合わせて詳細を確認してみましょう。
大学の直接雇用（非常勤事務のパート）は「大学の就業規程」に基づいて条件が決まりますが、派遣の場合は、「派遣会社と大学との契約内容」に基づいて時給や細かいルールが決まります。
同じ大学内でも、直接雇用か派遣かによって「交通費の支給ルール」や「更新の仕組み」が異なることがあるため、求人を出している窓口（大学なのか、派遣会社なのか）を意識して条件を確認するのが安心です。
学生の履修登録や奨学金手続き、イベント支援など、キャンパスらしさを一番近くで感じられる部署です。学生の「困った」に寄り添い、サポートする場面が多いため、「人と交流するのが好き」な性格を存分に活かしたい方にぴったりの職場です。
留学生の受け入れや海外派遣のサポートなど、語学力を活かしたい・触れたい方に最適です。
学内の規定に基づいた手続きや計算がメイン。コツコツと正確に作業を進めるのが得意な方向けです。
研究費獲得支援など、先生方の研究活動を支えるパートナーのような役割を担います。
特定の研究室に所属し、先生や学生など限られた範囲のサポートを行うため、落ち着いて働けます。
期間限定のプロジェクトなどを支える事務です。新しいことへの挑戦や変化を楽しめます。
個人的な印象ですが、学部や大学院の事務局よりも「大学本部の部署」は窓口対応の頻度が低い傾向にあります。学生対応がほとんどないケースも多いため、「より落ち着いた事務環境」を求めるなら、配属先が「本部」となっている求人は狙い目です。
専攻事務室や研究室、プロジェクト事務室などは「事務員が自分1人だけ」という環境も珍しくありません。「常に質問できる人がそばにいてほしい」という方は、面接の際にそれとなく職場の人数構成やサポート体制を確認しておくことをおすすめします。
私は「雇われる側」と「教える・雇う側（人件費算出や選考、面接同席）」の両方を経験しました。双方の視点を持っているからこそお伝えできる、重要なチェック項目をまとめました。
・通勤条件の有無（市内在住、通勤距離15kmまで等）
・雇用期間（更新の有無、更新年数の上限）
・時給（固定給、または経験等により変動があるか）
・勤務条件（勤務日・時間は固定か相談可か、残業の有無、有給休暇）
・社会保険の加入条件（加入の可否、加入を希望するか扶養内か）
・履歴書（大学指定様式の有無、提出方法）
応募資格には大学側の「希望条件」が記されていますが、一般的な事務業務の場合、大学側が求めているのは、完璧なITスキルではなく「業務を教える土台」があるかどうかです。
実は事務の現場では、入職後に「パソコンの使い方」そのものを教える時間はなかなか取れないのが現実です。指導担当者が自分の業務と並行しながら、スムーズに事務のノウハウを伝授するためにも、「PCの基本操作」を身につけておいてほしい。それが、求人票を作る側としての切実な願いでもあります。
そこで、「大学事務で実際に求められるPCスキル」から、「未経験からの効率的な練習法」、さらには「求人票にある学歴・資格・条件の読み解き方」まで、ポイントを絞って詳しく解説いたします。
求人票に具体的なソフト名が書かれていない場合でも、大学事務の現場では、「文書作成」や「表計算」などの記載を事実上のWord・Excelスキルと解釈して募集しているケースが非常に多いです。ただし、配属先の業務内容によっては、これらに加えてPowerPoint（資料作成）が求められる場合もあります。
| 求人の記載内容 | 対応するソフト |
|---|---|
| 文書作成 | Word（お知らせ、送付文など） |
| 表計算 | Excel（予算管理、データ集計など） |
| 資料作成 | Word、Excel、PowerPoint（会議資料、マニュアルなど） |
| スライド作成 | PowerPoint（プレゼン資料、ポスターなど） |
Microsoft Officeだけでなく、Mac用ソフトや互換ソフトなど、環境によって名称が多岐にわたるため、幅を持たせた記載になっていることがあります。また、業務で使うPDF編集ソフトや独自の共有システムなどをひっくるめて「など」と呼ぶ場合も。 基本的な操作感覚は共通している部分も多いため、どれか一つで慣れておけば、十分に現場でも応用がきくはずです。
「Excel 家計簿」「自治会 資料作成」で検索すると、丁寧な解説記事や便利なテンプレートがたくさん見つかります。
手元にある「回覧板の資料」などを、そのまま同じ見た目になるよう真似て作成してみるのも、非常に良い練習になります。
大学の求人票は、一見するとハードルが高そうに見えますが、実はそれほど身構える必要はありません。
「日常英会話ができることが望ましい」という記載があれば、勤務中に英語を使う場面は確かにあります。しかし、決してペラペラである必要はないので安心してください。
大切なのは、苦手意識からコミュニケーションを避けないことです。実を言うと、私は英語がまったくできません。それでも窓口では単語と全力のジェスチャーで乗り切り、メールは翻訳アプリを駆使することで対応していました。どうしてもコミュニケーションがとれないときは、英語ができる教職員や学生を頼っていました。あらかじめ英語が得意な方を把握しておき、困ったときは迷わず助けてもらうのも一つの手です。
今はChatGPTなどのAIに「このメールを丁寧に訳して」と頼めば、翻訳から返信文の作成まで、精度の高い英文が即座に作れる時代です。こうしたツールや周囲の助けを賢く味方につけ、誠実に向き合う姿勢があれば、現場では十分に通用します。大切なのは英語力そのものよりも、相手に伝えようとする誠実な姿勢です。
大学の求人では、通勤手段や距離に特定の条件がついていることがあります。
大学の求人では、契約更新の条件に「予算の都合により」という一文が添えられていることが一般的です。これには大学特有の事情があります。
しかし、必ずしもそこで築いたキャリアが途切れてしまうわけではありません。中には紹介予定派遣から嘱託職員を経て、最終的に専任職員を目指すステップアップのルートが存在する大学もあります。また、その大学での勤務経験を条件とした登用試験や、特別枠を設けているケースも稀にあります。
もし働いていく中で「この大学の運営に深く携わりたい」という思いが芽生えたなら、そうした制度の有無を調べてみる価値は十分にあります。仮に別の大学へ移ることになったとしても、現場で培った経験はあなたを支える確かな武器になってくれるはずです。
大学の時給は、大きく分けて「固定」の場合と、個人のスキルや経験年数によって「変動」する場合があります。
- 固定の場合： 派遣スタッフなどは、あらかじめ時給が決まっているケースがほとんどです。
- 変動の場合： 大学の直雇用（非常勤職員など）に多く、これまでの経験年数や資格によって金額が変わります。
求人票に「時給1,200円〜」や「1,200円〜1,500円」と幅がある書き方がされている場合は、応募者の履歴書や職務経歴書の内容に基づいて、大学独自の基準で計算されます。
そのため、面接の時点ではまだ「正確な時給」が確定していないことも珍しくありません。「面接で時給を教えてもらえなかった」と不安になる必要はなく、選考が進み、経歴の確認が終わった段階で正式な金額が決定されると考えておいてください。
フルタイムで働きたい方、時短勤務や扶養内での勤務を希望する方は、まず「勤務日数」と「時間」を確認しましょう。自分の希望条件に合わない求人を早めに見極めることが、効率的な仕事探しのポイントです。
▼ 勤務日数・時間について
フルタイムの場合は固定のことが多いですが、週1〜3日の求人は「応相談」の記載も目立ちます。もし、「日数・曜日・時間は応相談」といった記載があれば、まずは思い切って応募してみることをおすすめします。
また、残業については記載がなくても「ゼロ」とは限りません。家庭の事情などで残業ができない場合は、事前に問い合わせるか、面接の場でしっかり確認しておくと安心です。
一方で、予算の都合などで「原則残業不可」と決まっている職場もあります。その場合は、仕事が残っていても定時での退社を求められることがあるため、自分の働き方のスタイルと合うかどうかも確認のポイントです。
▼ 有給休暇について
有給休暇については「求人票」に詳細がない場合があります。
私の勤めていた大学では、勤務開始から6か月後に付与されましたが、日数は働き方で異なり、フルタイムなら10日、週2日勤務でも3日ほどでした。有給休暇が付与されるまでの間に休む場合は、すべて「欠勤（給与なし）」扱いになりました。
休暇のルールは職場ごとに異なるため、有給に限らず「休暇の取得」について気になる方は事前に確認しておくと安心です。
ただし、面接で休みについて細かく聞きすぎると「休みがちなのかな？」と不安に思われてしまう可能性もあります。「体調不良時の対応を確認しておきたい」「急な用事の際のルールを知っておきたい」といった、前向きに責任を持って働くための確認として、さりげなく聞いてみるのがおすすめです。
社会保険の加入については、求人票に記載されているのが一般的です。しかし、勤務日数・時間が「応相談」となっている場合は、「週あたりの勤務時間が20時間以上になるかどうか」が社会保険加入の大きな判断基準となります。
▼ 扶養内を希望する場合の準備
扶養の範囲内で働きたい方は、事前に「週に合計何時間まで働けるか」を計算し、相談内容を整理しておきましょう。
もし求人票に「時給1,200円〜1,500円」と幅がある場合は、念のため上限の金額でも計算してみることをおすすめします。
というのも、時給は大学独自の基準（経歴や資格）で算出されるため、「扶養の範囲を超えてしまうから、私の時給だけ低くしてください」といった個別のお願いは、基本的に難しいからです。
想定より時給が高くなった場合に備えて、「もし上限の時給になったら、週の勤務時間を少し減らす相談ができるか」など、あらかじめ自分の希望をまとめておくと安心です。
扶養の条件（月収や年収の規定）がどうなっているか、事前に把握しておくとスムーズです。
- 月収：「時給 × 週の勤務時間 × 4週」が基準内か
- 年収：「月収 × 12か月」が基準内か
つまり、「休みを取っても収入が減らないため、年収の調整ができない」という事態が起こり得るのです。 「いざとなったら休んで調整すればいい」と考えていると、年末に慌てることになりかねません。有給の残り日数も考慮しながら、早め早めにスケジュールを組んでおく必要があります。
大学事務の応募といえば、以前は「履歴書を郵送」するのが一般的でした。しかし最近では、ペーパーレス化や選考スピード向上のため、郵送よりも「データをメールで提出する」ケースが増えています。
提出方法がメールのみの場合、必然的に「データの作成」が必要になります。ここで意識したいのが、履歴書の様式と応募時の注意点です。
履歴書の様式は市販のものでも問題ないことが多いですが、大学によっては公式サイトから「指定様式」をダウンロードして作成するよう求められる場合があります。
募集要項を隅々までチェックし、指定様式の有無を見逃さないよう細心の注意を払いましょう。同時に、サイト内やファイルそのものに「記入例」や「説明シート」がないかも必ず確認することが大切です。
実は、履歴書作成はあなたのPCスキルをアピールする絶好のチャンスです！
データで履歴書を作成し、メールで応募する場合、採用担当者は「書類の完成度」だけでなく「ビジネスメールの作法」も見ています。ここで丁寧な仕事をすることは、面接で「PCができます」と口頭で伝えるよりも、何倍も説得力があります。
以下のポイントを意識して、丁寧に作業を進めましょう。
単純な変換ミスが意外と目立ちます。
フォントの統一や、レイアウトが崩れていないか確認しましょう。
大学指定の様式（Excelファイルなど）を使用する際は、列や行の幅を勝手に改変しないのがマナーです。無理にレイアウトを調整してしまうと、採用担当者が印刷した際に枠からはみ出したり、文字が切れたりする原因になります。もし、入力が上手くいかない場合や不明な点がある場合は、自己判断で進めず、速やかに問い合わせをしましょう。
件名の記載漏れがないか、宛名や署名が正しく書かれているかを確認します。
